Firmy nie „oblewają" audytów dlatego, że ich liczby są błędne. Oblewają je dlatego, że nie mogą udowodnić, że liczby są prawidłowe.
Ta różnica ma znaczenie. Zadaniem audytora nie jest znalezienie błędów (choć je znajdzie). Jest uzyskanie wystarczającego, odpowiedniego dowodu do wydania opinii, czy sprawozdania finansowe są wolne od istotnych nieprawidłowości. „Wystarczający, odpowiedni dowód" to operacyjny standard. Wszystko, co robi audytor — każde żądanie, każdy test, każde pytanie uzupełniające — jest w pogoni za tym dowodem.
Zrozumienie, czego oczekują audytorzy i dlaczego, przekształca audyt z procesu konfrontacyjnego w kooperatywny. Obcina też opłaty audytowe, bo głównym czynnikiem kosztów audytu w średnich firmach jest czas spędzony na gonieniu informacji, które powinny być gotowe w pierwszym dniu.
Standard dowodowy
Audytorzy oceniają dowody w dwóch wymiarach: wystarczalność (czy jest go dość) i odpowiedniość (właściwa jakość). Słowne potwierdzenie dyrektora finansowego, że saldo jest prawidłowe, jest dowodem, ale samo w sobie nie jest wystarczające ani odpowiednie. Wyciąg bankowy potwierdzający saldo gotówkowe jest obydwoma.
Hierarchia dowodów audytowych, od najsilniejszego do najsłabszego:
Zewnętrzne, niezależne potwierdzenie. Potwierdzenia bankowe, potwierdzenia dłużników, zestawienia dostawców. Audytor kontaktuje się bezpośrednio ze stroną trzecią. To najmocniejszy dowód, bo jest niezależny od badanej firmy.
Zewnętrzna dokumentacja w posiadaniu firmy. Faktury od dostawców, umowy z klientami, wyciągi bankowe. Zewnętrzne z pochodzenia, ale przechowywane i przedstawiane przez klienta. Silna, ale audytor uwzględnia ryzyko, że klient mógł zmienić lub wyselekcjonować dokumenty.
Wewnętrzna dokumentacja z zewnętrznym potwierdzeniem. Sprawozdania zarządcze uzgodnione z bankiem, harmonogram przychodów powiązany z umowami. Wewnętrzny dokument jest wspierany przez zewnętrzne punkty odniesienia.
Wewnętrzna dokumentacja sama w sobie. Zapisy księgowe, wewnętrzne notatki, szacowania kierownictwa. Najsłabsza forma dowodu, bo leży całkowicie w gestii klienta. Audytorzy polegają na niej tylko gdy dowód potwierdzający nie jest dostępny i stosują większą kontrolę.
Standardy ICAEW wymagają, żeby audytorzy uzyskiwali dowody proporcjonalne do ryzyka salda lub klasy transakcji. Obszary wysokiego ryzyka — przychody, szacowania kierownictwa, transakcje z podmiotami powiązanymi — wymagają więcej i mocniejszych dowodów niż obszary niskiego ryzyka.
Co najbardziej frustruje audytorów
Frustracje są zaskakująco spójne:
Spóźnione pozycje PBC. Listę materiałów przygotowanych przez klienta (PBC) audytor wydaje tygodnie przed audytem. Gdy materiały trafiają z opóźnieniem — lub wcale — audytorzy nie mogą pracować efektywnie. Gdy w końcu dostaną dane, audyt rusza od nowa we fragmentaryczny sposób. To podstawowa przyczyna przekroczeń czasu i rosnących opłat.
Uzgodnienia, które się nie uzgadniają. Dostarczasz uzgodnienie bankowe, ale jego pozycje są przestarzałe — niektóre zalegają nierozwiązane od miesięcy. Uzgodnienie konta kontrolnego należności pokazuje różnicę 50 000 zł z adnotacją „w toku badania". To nie są uzgodnienia. To listy nierozwiązanych problemów.
Brakujące uzasadnienie dla osądów. Odpis na należności wątpliwe wynosi 120 000 zł. Jak go obliczyłeś? Którzy klienci? Jaki dowód utraty wartości? Jeśli odpowiedź brzmi „dyrektor finansowy oszacował to na podstawie doświadczenia", audytor musi albo sam wykonać pracę (na Twój koszt), albo zakwestionować obszar.
Niespójne dane. Sprawozdania zarządcze nie uzgadniają się z próbą bilansową. Próba bilansowa nie uzgadnia się ze sprawozdaniami ustawowymi. Różne wersje tego samego zestawienia pokazują różne liczby. Każda niespójność wymaga zbadania, a badanie wymaga czasu.
Zmiany po zakończeniu prac terenowych. Audytor kończy testowanie przychodów. Dwa tygodnie później klient księguje korekty zmieniające kwotę przychodów. Testowanie jest teraz nieważne i musi być powtórzone. Późne korekty są czasem nieuniknione, ale chroniczne późne korekty sygnalizują, że proces zamknięcia nie działa.
Jak wygląda dobre przygotowanie
Czysta próba bilansowa uzgodniona ze sprawozdaniami zarządczymi i projektem sprawozdań ustawowych przed rozpoczęciem audytu. Wszelkie konieczne korekty musisz zaksięgować przed audytem, nie w jego trakcie.
Kompletny pakiet PBC dostarczony na czas. Każda pozycja z listy PBC, wyraźnie oznaczona, z dołączoną dokumentacją uzupełniającą. Jeśli pozycja nie jest dostępna, zakomunikuj to z wyprzedzeniem z oczekiwaną datą — nie pozwól, żeby audytor odkrył lukę na miejscu.
Uzgodnienia dla każdego istotnego salda bez starych, nierozwiązanych pozycji. Jeśli pozycja uzgodnieniowa ma więcej niż 30 dni, musisz ją zbadać i rozwiązać przed audytem.
Udokumentowane szacowania z metodologią, danymi wejściowymi i analizą wrażliwości. Standardy KPMG wymagają, żeby audytorzy oceniali zasadność szacowań kierownictwa. Dostarczenie metodologii z góry pozwala uniknąć przedłużonych dyskusji podczas prac terenowych.
Jeden punkt kontaktu rozumiejący pełen zestaw danych finansowych, mogący pobierać dokumenty uzupełniające i odpowiadać na pytania bez przekierowywania każdego zapytania przez dyrektora finansowego.
Co to oznacza dla średnich firm
Relacja audytowa jest handlowa. Audytorzy rozliczają się godzinowo. Każda godzina spędzona na gonieniu informacji, uzgadnianiu niespójności lub czekaniu na dane to godzina, którą płacisz. Najbardziej opłacalna strategia audytowa to nie negocjowanie opłaty — to bycie gotowym.
Wbuduj listę PBC w miesięczny proces zamknięcia. Jeśli każdy miesiąc produkuje uzgodnione salda, udokumentowane osądy i czystą próbę bilansową, roczny audyt staje się kwestią zapakowania tego, co już istnieje — a nie wyścigu do stworzenia tego pod presją czasu.
Standard nie jest skomplikowany: kompletne dane, spójne dane, dane z dowodem, na czas. Firmy, które to dostarczają, mają krótsze, tańsze i mniej zakłócające audyty. Te, które tego nie robią, mają odwrotne wyniki — i zastanawiają się, dlaczego opłata audytowa ciągle rośnie.